Tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de teknolojik gelişmelerin ışığında e-dönüşüm yönünde çok ciddi adımlar atılmaktadır. Eskiden resmi kurum ve kuruluşlarda takip edilmesi gereken evrak işleri için harcanan mesai göz önünde bulundurulunca gelinen noktanın değeri daha iyi anlaşılmaktadır. Dijital ortamda çözümlenen her sorun gerek bireysel gerekse kurumsal olarak fazlasıyla konfor katmıştır. E-fatura çözümü de bu e-dönüşümün önemli halkalarının önemli parçalarından biridir.
Elektronik fatura sistemine geçiş yapan firmalar pek çok konuda rahatlamış ve muhasebe işlemlerine nefes aldırmayı başarmışlardır. E-fatura sayesinde bir faturanın hazırlanıp alıcıya iletilmesi en çok birkaç dakika sürmektedir. Faturaların kargoda kaybolması, alıcıya ulaşmada sıkıntı yaşanması gibi sorunlarla mücadele etmekten kurtulan ticari kimlikler aynı zamanda ciddi şekilde yekûn tutan kırtasiye masraflarını da alt etmişlerdir. Günümüzde zamanın çok kıymetli olduğu tartışılmaz bir gerçektir. Geçmiş tarihli bir faturanın bulunması için saatlerce arşiv taraması yapmak ve vakit kaybetmek yeni nesil iş anlayışından çok uzak. Oysaki e-fatura bütün bunlar için pratik çözümleri olan bir uygulama. Hazırlanması, kesilmesi, iletilmesi ve arşivlenmesi tamamen uygulama üzerinden yürütülen işleyişte hata payı eskiye oranla son derece az. Yapılan hatanın düzeltilmesi masrafsız. Peki bunca avantajı olan yeni sistemden kimler faydalanabiliyor? E-Fatura sistemi kimler için zorunlu? E- Faturadan sadece yeni sisteme geçmek zorunda olanlar mı faydalanabilecek? Tüm bu merak edilen soruların cevaplarını inceleyelim.
Öncelikli olarak bilinmelidir ki, herhangi bir ciro kısıtlaması olmaksızın isteyen her işletme, firmanın mali işlerini dijital ortama taşıyabilir ve e- fatura sistemine geçebilir. İsteğe bağlı geçişlerde;
Vergi Usul Kanunu‘na ait olan523 Sıra numaralı Tebliğ doğrultusunda elektronik faturaya isteğe bağlı geçişler, sadece elektronik ortam üzerinden ve 5.000 TL’nin altında e-fatura ve e-arşiv fatura düzenleyen mükellefler için, 1 Temmuz 20121 tarihinden itibarenBa- Bs formu düzenleyerek bildirim yapma zorunluluğu ortadan kalkmıştır.
Bir ticari satışta, ürün ya da hizmeti alan kişi ba (bildirim alacak) ve satan kişi ise bs (bildirim satacak) olarak nitelenir ve ba/bs bildirim formları, bu alış ve satış ilişkisinden doğan faturalandırma işlemini belirtmek için kullanılır. Ba/bs bildirim formları, vergi beyannamesi olarak işlem görmez ancak, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirtilen dönem içinde kesilen faturalar toplamı KDV hariç 5.000 TL ve üzerinde ise bu formların düzenlenmesi yasal bir zorunluluk haline gelir.
Dijital dönüşüm kapsamında, Vergi Usul Kanununda yapılan değişiklikler gereğince, sadece elektronik ortamda ve 5.000 TL’nin altında e-fatura ve e-arşiv düzenleyen mükellefler için ba/bs bildirim formu düzenlemesi zorunluluk olmaktan çıkarılmıştır.
Bir ciro ya da fatura kesme kısıtlaması olmaksızın isteyen her firma e-fatura sisteminden kolaylıkla yararlanabiliyor. E-fatura mükellefi olmadığınız halde yani sistemin zorunlu tuttuğu cironun altında bir işlem hacmine sahipseniz gönüllü geçiş olarak tanımlanan mükelleflerden olursunuz. Bu mükellefler için e-defter uygulamasına geçiş için zorunluluk yoktur. Onlar eskiden olduğu şekilde beyannamelerini göndermeye devam edebilecekler.
Elektronik fatura sistemine geçişte istisna olarak tutulan grup sadece serbest meslek erbaplarıdır. Serbest meslek olarak tanınan ticari kimlikliler sadece karşı taraftan e-fatura alabilirler ancak kendileri e-fatura sistemine dahil olmazlar, e-fatura ve e-arşiv gönderimi yapamazlar.
Elektronik fatura sistemine gönüllü olarak geçiş yapmaya karar verdiyseniz izlemeniz gereken yol aşağıdaki gibidir.
- GİB Portal
- GİB ile Entegrasyon
- Özel Entegratör
Bu üç kanaldan biri üzerinden Mali Mühür alarak Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesi üzerinden sisteminizi aktif hale getirmektir. Online sistem üzerinden güncellediğiniz iletişim bilgilerinizle artık faturalarınız Gelir İdaresi Başkanlığı adresi üzerinden iletilmeye hazır demektir. Elektronik fatura sistemine geçmek isteyen şahıs firmalarının Mali Mühür almaları gerekmez. Şahıs firmalarının e- imza ile Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvuruları yeterli olacaktır.Elektronik fatura başvuru süreci, e-imza ya da Mali Mühür bekleme süreleri dahil iki hafta içinde tamamlanır. E-fatura sistemi pek çok muhasebe programına olayca entegre edilebilmektedir. Bu dönüşüm sayesinde firmalar anlık olarak mali durum analizi yapabilecek ve daha kontrol edilebilir bir ticari sisteme geçmiş olacaklardır. İstenilen içeriğe zaman sınırlaması ve ofis ortamı kısıtlaması olmaksızın ulaşabilme ayrıcalığı da bu sistemin konforlarından biridir.