Geriye dönük e-fatura veya e-arşiv fatura kesmek, o günün tarihinden daha eski bir tarih fatura düzenlemek anlamında kullanılan terimlerdir. Başka bir anlatımla malın ya da verilen hizmetin faturasının, teslimi veya hizmetin verildiği tarihten sonraki günlerde kesilen faturaları ifade eder. Yasalarımız gereği geriye dönük faturalar malın teslim tarihi veya ifasından sonra en çok yedi gün içinde hazırlanmalıdır.
Vergi Usul Kanununun 231/5 inci maddesi gereğince de fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren yedi gün içerisinde düzenlenmesi gerekir. Yedi gün içinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. Burada belirtilen yedi gün, yedi iş günüdür. Cumartesi günleri iş günü olarak sayılır.
Vergi Usul Kanunu’nun 18. maddesinde “Sürelerin hesaplanması” başlığı altında yedi günlük süre hesaplanırken, işlemin gerçekleştiği gün mü dikkate alınacak, yoksa süre, hesabı takip eden günden itibaren mi başlayacaktır, sorusunun cevabı detaylı olarak anlatılmıştır.
Kanuna göre süre, gün olarak belirlenmişse başladığı gün hesaba katılmaz ve son günün tatil saatinde süre sona erer. Yani e-fatura veya e-arşiv fatura düzenleme için belirlenmiş yedi günlük asgari süre sınırın hesabında faturanın düzenlenmesi gereken gün hesaba katılmayacak, takip eden günden itibaren yedinci günün mesai saati bitimine kadar fatura düzenlenecektir.
Kâğıt fatura üzerinde tek tarih düzenleme tarihidir, gönderilme tarihiyle ilgili bir bilgi yer almaz. Fatura düzenlenme tarihi malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren yedi günlük süre içerinde olmalıdır. Eğer fatura serileri ve numaralarında tarih açısından zinciri bozulmamışsa tarih olarak ileri bir tarih olmasına rağmen pratikte daha önceki bir tarih için fatura düzenleme tarihi yazılabilir.
Elektronik Fatura’da ise yine düzenleme tarihi olmakla birlikte e-faturaların taraflar arasında gönderimi Gelir İdaresi Başkanlı platformundan yapıldığı için gönderilme tarihi ve imzalanma tarihi de ayrıca sistem tarafından işlenir. Bu da geriye dönük işlemi eskiye oranla kısıtlar. Ancak e-fatura düzenlenme tarihinin GİB sisteminden gönderildiği tarihten daha önceki bir gün olması e-faturanın teknik olarak GİB sistemlerinden geçip müşteriye gönderilmesinde sıkıntı yaratmaz.
Durumu bir örnekle anlatmak gerekirse, kâğıt fatura düzenlendi ancak postaya veya kargoya verilerek alıcıya gönderilmesi yapılmadı. Fatura düzenlenme süresi geçmiş olsa bile sonradan fark edilip (KDV beyan dönemi geçmeden) alıcısına ulaştırıldığında bir ceza-i durum oluşturmaz. Aynı şekilde elektronik fatura uygulaması üzerinden ilgili birim kod ve fatura numarası açısından tarih ve numara zinciri bozulmadan sağlanması durumunda e-fatura düzenlenme tarihi daha önceki bir tarih olan e-fatura düzenlenerek GİB aracılığı ile alıcısına iletilebilir.
Bu konunun ilgili kanun maddesindeki hüküm gereği belirtilen “yedi gün içerisinde düzenlenmesi” hükmüne göre kâğıt faturada olduğu gibi e-faturada da düzenlenme tarihinin dikkate alınması esastır.
Özetlemek gerekirse yedi günlük yasal süre aşıldığı hallerde elektronik fatura hiç düzenlenmemiş sayılarak Vergi Usul Kanununun 353/1 Maddesi uyarınca, her bir belge için 2022 takvim yılında 500 Türk lirasından aşağı olmamak üzere bu belgelere yazılması gereken miktarın veya miktar %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası ile karşılaşılır.
Elektronik ortamdaki veri akışlarında her türlü girdinin kayda alınması gereği, yapılan hataların geri dönüşü söz konusu olsa dahi, daha dikkatli çalışılması gerçeği ortadadır. İş veren açısından daha denetlenebilir olan yeni sistem hem firmaların hem de ülkenin çıkarlarını korumak açısından çok daha titizdir. E-dönüşüm kapsamında eskiye oranla iş yükünü ciddi şekilde hafifletip, kağıtlar içinde kaybolunan eski düzeni ferahlatan bu yenilik iş hayatının pratiklerine yeni bir pencere açıyor.
E-Arşiv Faturanın E- Faturadan Farkı Nedir
Elektronik fatura kavramı mali verilerin dijital ortama aktarılması sonucu oluşan elektronik belgelere verilen genel isimdir. Ancak dijital faturalar iki başlıkta incelenir. E-fatura ve E-arşiv. E-fatura tamamen dijital ortamda hazırlanan ve kâğıda basılmasına ihtiyaç olmayan faturadır. E-Arşiv ise, vergi mükellefi olmayan kişilere ve e- fatura uygulamasına geçiş yapmayan mükelleflere kesilir. En önemli ayrışma noktalarını muhatapları belirlese de e-arşiv ve e- fatura pek çok yönden farklılık gösterir. Fakat amaçları tamamen aynıdır. Her iki fatura türünde de zaman ve iş gücünden tasarruf etmek, kâğıt ve kırtasiye masraflarından kurtulmak ve doğayı korumak vardır gibi ortak amaç için tasarlandıkları muhakkaktır. Bu İki fatura türünü daha yakında incelemek ve farklarını yakalamak için mercek altına alalım.
E-Arşiv Hangi Durumlarda Kesilir?
E-fatura kapsamında olmayan vergi mükellefi tüzel kişilere
Vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere
E-Fatura sistemine geçmemiş ticari kimliklere
Yurt dışında mikro ihracat yapan firmalar
Hizmet ihracı yapanlar
E-Arşiv Fatura Nasıl Gönderilir?
Elektronik ortamda (e-posta yoluyla) iletilen fatura şeklidir. E-Arşiv fatura beyaz A4 kâğıda çıktı alınmak suretiyle alıcısına ulaştırılabilir.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğe göre yeni düzenleme ile 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL, 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına geçiş zorunluluğu bulunuyor. Başka bir deyişle e-faturaya geçmek zorunda olan mükelleflerin e-arşiv faturaya geçmesi de zorunludur.
E-Arşiv ile E- Fatura Arsındaki Farklar Aşağıdaki Gibidir
E-Arşiv; e-fatura kapsamı dışındaki firmalara ve son kullanıcılara kesilir. E-fatura;
e- fatura uygulaması kapsamında olan kullanıcılara kesilir.
E-Arşivde; GİB’e takip eden gün saat 24.00 e kadar hazırlanacak bir rapor ile bilgi verilir. E-Faturada; Faturalar alıcısına GİB üzerinden iletildiği için ayrıca bir raporlamaya gerek olmaz.
E-Arşivde; Fatura GİB’e iletilmediği için, format zorunluluğu yoktur, istenirse UBL-TR formatı kullanılabilir. E-fatura; fatura GİB’e iletildiği için, UBL-TR formatı zorunludur.
E-Arşivde; Fatura hem e-posta üzerinden hem de kâğıt çıktı alınarak alıcısına gönderilebilir. E-faturada; fatura, Gelir İdaresi sistemi üzerinden alıcının e-Fatura sistemine gönderilir.
E-Arşivde; Belgeler, mali mühür ve zaman damgası kullanılarak onaylanır ve saklanır. E-faturada; belgeler, mali mühürle imzalanır, zaman damgası kullanımına gerek yoktur.
E-Arşivde; GİB Portal yöntemi ile ya da Özel entegratör veya kendi bilgi işlem sistemlerine onay alarak kullanılır. E-faturada; GİB Portal, Entegrasyon, Özel Entegratör kanallarından biri kullanılır.
E-fatura da isteyen her firma geçiş yapabilir. E-arşivde ise öncelikle mükelleflerin e-faturaya geçmeleri gerekir.
E-Fatura ve E-Arşivi Birlikte Kullanmanın Ayrıcalıkları
- E-fatura ve e-arşiv faturayı birlikte kullanan firmalar her tür kullanıcıya fatura kesebilirler.
- Maliye onaylı fatura bastırmaya ihtiyaç kalmaz. Faturadan kaynaklı kırtasiye masrafı bertaraf edilmiş olur.
- Firmalar her fatura için yazdırma, imzalama, kaşeleme, kargo işlemleri, kargonun gidip gitmediğinin kontrolü, arşivleme gibi işlemlerin masraflarından ve iş yükünden kurtulurlar.
- Faturalama maliyetiniz düşer.
- Fatura kesildiği an müşteriye ulaşır. Kaybolması ya da başka bir sebeple ulaşılamaması gibi sorunlar ortadan kalkar. E-fatura da direkt müşterinin kullandığı e-fatura entegratörü sistemine düşer. E-arşiv ise e-posta yoluyla iletilir.
- Kurumsal kimliği güçlendirir.
- Finans ve muhasebe departmanını iş yükü açısından revize eder.
- İş veren açısından denetlemesi ve takibi kolaydır.
- Faturalarınız dijital ortamda arşivlenir ve istediğiniz zaman ulaşabilirsiniz. On yıl süresince geçmiş tarihli faturalar için arşiv süresi vardır. Hem yer açısından hem de faturaları koruma açısından daha avantajlıdır. Faturanızı mali müşavirinize de bu sayede kolaylıkla ulaştırabilirsiniz.
