Kullanıcı sayısını her geçen gün artıran e-fatura uygulamasına nasıl geçileceği, hangi adımların izleneceği, hangi mükellefler için mecburi tutulup, hangi mükellefler için tercihe bırakıldığını inceleyelim.
E-faturaya geçiş sürecinde bilinmesi gereken ilk şey iki tür e-fatura kullanıcısı bulunmaktadır. Birinci kullanıcı şekli, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan 509 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğe göre zorunluluk kapsamında e-faturaya geçiş yapan kullanıcılar. Bu kapsamdaki kullanıcılar için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan 509 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğe göre, 2020 yılında satış hasılatı 5 milyon TL üzeri olan şirketler tanımlaması yapılmıştı. Gelir İdare Başkanlığı’nın 22 Ocak 2022 tarihinde yayımladığı yeni düzenleme ile birlikte 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin 1 Temmuz 2022tarihine kadar e-faturaya geçişi, aynı firmaların 1 Ocak 2023 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçişleri zorunlu hale getirilmiştir. Gelir İdaresi Başkanlığı her sene yayınladığı tebliğler ile zorunlu olan grubu güncellemektedir. Bundan dolayı her sene güncellenen zorunlu mükellef grubu zorunlu olarak e-fatura ve e-arşiv kullanımına dahil olmaktadır. Bahsedilen zorunlu işletmelerim dışında kalan şirketler ise elektronik fatura sistemine kendi istekleri doğrultusunda geçiş yapakta özgürdürler. Her geçen gün daha çok küçük ve orta ölçekli ticaret erbabı maliyet azaltmak ve iş yükünü kolaylaştırmak için e-fatura ve e-arşiv sistemini hayata geçirmeye başlıyor. Yeni düzenlemeler ve güncellemelerle kullanıcı sayısı her geçen gün artıyor.
E-Fatura Geçiş Aşamaları
Mali Mühür Alma: Elektronik fatura sistemine geçmeniz için yapmanız gereken ilk şey şirketinize ait Mali Mühür Sertifikası sahip olmak için başvuru yapmaktır. Mali Mühür Sertifikası, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın düzenlediği bir elektronik mühürdür. Bu mührü elde edebilmek için TÜBİTAK’a bağlı olan Kamu Sertifikasyon Merkezinin internet sitesi üzerinden başvurunuzu yapmanız gerekir. TÜBİTAK ‘tan Mali Mühür Sertifikası almak için ücret ödemelisiniz. Ödemeniz gereken güncel tutar için ilgili web sayfasını inceleyebilirsiniz. Başvuru süreciniz bittikten sonra sertifikanızın 3ile 10 gün arasında elinize ulaşır.
İnternet Aracılığı ile Yapılacak İşlemler: Mali Mühür Sertifikanızı aldıktan sonra Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin internet sitesinde bulunan online işlemler kısmından PİN işlemlerinizi tamamlayıp sonrasında aynı kısımdan işletmenin iletişim bilgilerini güncellemeniz gerekmektedir.
E- Fatura İçin Başvuru Yapmak: Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait internet sitesinden ‘’e-fatura canlı ortam başvuru formunu’’ doldurup e-fatura kullanmak istediğinizi beyan etmiş olursunuz ve böylece başvuru süreci tamamlanır. Başvurunuzu durumunu kontrol etmek için e-fatura portalı sorgulama ekranına girmeniz yeterli olacaktır.
E-Faturanın Aktivasyon Süreci: Elektronik ortam üzerinden fatura gönderip almak için oluşturulan hesabı kullanma sürecinden önce aktif hale getirmek gereklidir. Bunun için, e-fatura başvuru rehberinde var olan bir programı bilgisayarınıza indirerek çalıştırmanız ve mali mührünüzü kullanmanız gerekir. Aktivasyon işlemi tamamlandıktan sonra e-fatura sisteminiz kullanılabilir durumdadır.
Kazancınız doğrultusunda işletmeniz de e-fatura mükellefleri arasında yer alıyorsa takip eden sene içerisinde e-faturaya geçmiş olmanız gerekmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalı. GİB ile Entegrasyon ya da Özel Entegratör alternatiflerinden birini seçerek başvurunuzu oluşturabilirsiniz. E-faturaya başvuracak firmaların Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvurarak mali mühür almaları gerekir. Şahıs firmaları e-imza ile başvuru yapabilir. Ancak tüzel firmaların başvurularını mali mühürle yapmaları zorunludur.
İşletmenizin cirosu zorunlu mükellefler grubuna girmiyor ama siz e-faturanın sağladığı avantajlardan bir an önce faydalanmak istiyorsanız bu durumda gönüllü kullanıcı olarak sisteme dahil olabilirsiniz. Daha ayrıntılı anlatmak gerekirse, e-fatura sistemi belirli bir cironun üzerinde olan firmalar için geçiş zorunludur. Bu firmaların sistemlerini yeni düzene entegre etmeleri ve fatura işlemlerini dijital ortam üzerinden iletmeleri gerekir. Ancak e-fatura ve e-arşiv kullanmak için belirlenmiş herhangi bir kısıt yoktur. İsteyen her işletme e-fatura kullanıcısı olabilir.
Son olarak serbest meslek erbapları ve şahıs şirketi sahipleri için e-fatura uygulamasından bahsetmekte yarar vardır. Serbest meslek erbabı kişiler e-fatura mükellefi olamazlar ancak karşı taraftan e-fatura alabilirler, e-fatura ve e-arşiv fatura gönderimi yapmaları mümkün değildir. Bunun yanı sıra şahıs şirketi sahipleri e-fatura uygulamasından yararlanabilir, bunun aksi yönünde herhangi bir engel yoktur. Ticari firma seçeneklerinden anonim şirketler, limitet şirketler, gerçek/şahıs şirketi statüsünde ticari faaliyette bulunan ve e-fatura kullanmak isteyen herkes elektronik fatura uygulamasından yararlanabilir. Bu firmaların şahıs ya da sermaye şirketi olmaları yıllık ciroları ya da fatura kesim sıklıkları e-fatura uygulamasından yararlanmalarına engel oluşturmaz.
