Her geçen gün değişen ve gelişen teknolojik gelişmeler ile iş çevresinin evrak yükü azalıyor ve bilgiler dijital ortama aktarılıyor. Bu sayede aranılan bilgiye ulaşmak eskiye oranla çok kolaylaşırken aynı zamanda zamandan, iş gücünden ve kırtasiye masrafından ciddi tasarruf sağlanmış olunuyor. Elektronik fatura sistemi; fatura kesme sorumluluğu olan mükelleflerin zamandan ve evrak yükünden tasarruf ederek daha kontrol edilebilir bir şekilde dijital ortam üzerinden faturalarını göndermeyi sağlayan bir sistemdir. İnternet alışverişlerinin dünya pazarına yön verdiği, kişilerin birbirlerinin yüzünü görmeden ticari alışverişler gerçekleştirdiği sanal ortamda faturalarında dijitalleşmesi yapılan işlemlerin daha güvenilir hale gelmesi açısından son derece faydalı olmuştur.
E-fatura elektronik ortamda hazırlanan ve kâğıda basılmayan bir faturalandırma şeklidir. Maliye sisteminin sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir. İtiraz süreleri, iptal ya da iadesi kâğıt faturalandırmaya göre farklıdır. Elektronik fatura e-fatura ve e-arşiv olarak iki başlık altında incelenmelidir. E-fatura her iki tarafın da elektronik fatura kullanıcısı olduğu durumda kullanılan elektronik fatura türünün adıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilerek işlem tamamlanır. E-Arşiv ise e-fatura kapsamında olmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve aynı zamanda vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere elektronik ortamda (e-mail) fatura gönderim şeklidir. İstek dahilinde, e-arşiv fatura kâğıt üzerine basılarak da çıktı alınıp kişiye iletilebilir.
Elektronik fatura hukuki anlamda yazılı fatura ile aynı geçerliliğe sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından idare edilen e-fatura uygulamasında planlanan tek format ve aynı standarda uygun olarak alıcı ve satıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet açısından tasarruf sağlayan bir sistem yönetmektir.
Ülkemizde, elektronik fatura (e-fatura) kullanımına ilişkin usul ve esaslar ilk kez397sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ ile yürürlüğe girmiş olup daha sonra 416, 421 ve 434 numaralı tebliğlerle Elektronik Defter ve Elektronik Fatura uygulamalarına ilişkin güncellemeler yapılarak, e-Defter ve e-Fatura kullanma zorunluluğu getirilen mükellefler belirlenmiştir. 454 Numaralı VUK tebliğ ile421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ilave olarak elektronik defter tutma ve elektronik fatura (e-fatura) uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin kapsamının genişletilmesi ve ihracat işlemlerinde e-fatura uygulamasına ilişkin usul ve esaslar yeniden belirlenmiştir. 433 numaralı VUK genel tebliğle deVergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-arşiv uygulamasına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.
Elektronik fatura sisteminin ticaretle uğraşan kişilere kazandırdığı en büyük avantaj fatura arşivleme sorununu ortadan kaldırmasıdır. Geçmişe yönelik kesilen faturaların arşivlenmesi ciddi iş gücü ve zaman kaybına yol açmaktaydı. Aynı zamanda eski tarihli bir faturanın tekrar incelenmesi gerektiğinde ulaşılamaması ihtimali her işletmeye ciddi bir arşiv tutma sorumluluğu yüklüyordu. Günümüzde değişen dijital dünya ile faturalar dahil pek çok önemli belgeyi dijital olarak iletiyor ve saklıyoruz. Bu yeni yöntem ile çok daha az kâğıt tüketiyor ve çevreye verdiğimiz zararı azaltıyoruz. İnternete bağlanılabilen her yerden çalışabilme imkânı ile zorunlu mesai saatlerinin dışında da ihtiyacımız olan işlemleri gerçekleştirebiliyor, aradığımız evraklara tek tuşla ulaşabiliyoruz. Çalışma hayatı özgürleştiren, yüklerinden kurtaran, masrafını azaltan e-fatura uygulaması sayesinde eskiye oranla çok daha güvendeyiz. Her türlü işlemin geçmiş zamana oranla çok daha fazla denetim altında olması, kaybolma ya da hatalı işlem durumuna sistemin izin vermeyişi hem satıcının hem tüketicinin haklarının korunmasında yardımcı oluyor. Kişilerin dikkatlerinden kaçan detaylar sebebiyle pek çok defa iptal edilen ve tekrar tekrar yenilenen faturaların oluşturduğu kırtasiye maliyetinin yanı sıra faturaların elden aktarılmasında geçen zaman kaybı ve iş gücü düşünüldüğünde teknolojinin çalışma hayatına en güzel hediyelerinden birinin e-fatura sistemi olduğunu söylemek kesinlikle yanlış olmaz. Az zamanda çok iş bitirenlerin artı puan kazandığı, yavaşlığa kimsenin tahammülünün olmadığı bu zamanda yeniliklerin peşine düşen ve iş hayatına entegre edenler fark yaratıyor. Her yerde çalışabilme yani ofis dışındayken de bilgi ve belgelere ulaşabilme özgürlüğünün alanını genişleten iyiliklerden bir tanesi de kesinlikle e-faturadır. Kişilerin devlet dairelerinde uzun kuyruklar bekleyerek çözmeye çalıştıkları problemlerinin pek çoğu artık dijital ortamda üstelik mekân sınırlaması olmadan çözülüyor. E-imza, kep, e- fatura, e- arşiv gibi hayatın kalitesini artıran pek çok dijital uygulama sayesinde çalışmak eskiye oranla çok daha keyifli bir hal alıyor.
