^{E-Arşiv Nedir?}

^{Elektronik arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen şartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda saklanması, ibraz edilmesi ve raporlamasını içeren elektronik bir uygulamadır. E-arşiv, elektronik fatura kapsamında olmayan ve gönüllü olarak sisteme geçmeyi seçmemiş işletmelere, dijital ortamda fatura gönderilebilen sistemdir. E-arşiv fatura, 433 Sıra Numaralı Genel Tebligatta yer alan koşullara uygun olarak dijital ortamda düzenlenmesi, saklanması ve ibraz edilmesine olanak sağlar.}

^{E-arşiv faturayı e-posta veya yazıcıdan çıktı alarak müşterinize gönderebilirsiniz. E-arşiv fatura sisteminde, e-fatura’dan farklı olarak, oluşturulan faturalar, Gelir İdare Başkanlığı sistemi üzerinden alıcısına ulaştırılamaz.}

^{E-Arşiv Faturanın E-Faturadan Ayrıldığı Başlıklar}

• ^{Elektronik fatura gönderebilmek için karşı tarafında e-fatura kullanıyor olması gerekir. E-fatura sisteme kayıtlı e-fatura yükümlüleri arasında kesilir ve gönderilir. Hem alıcının hem de göndericinin de e-Fatura sistemine kayıtlı olması şarttır. E-arşiv ise göndericilerin e-fatura, alıcıların ise kâğıt fatura kullanıcısı olması durumunda düzenlenir. Yani e-fatura kullanıcısı olmayan tüm kişi ve kuruluşlara e-arşiv fatura düzenlenir.}

• ^{E-Faturada gönderilen tüm faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kontrol edilir. E-arşiv faturaları sadece ay sonunda Gelir İdare Başkanlığına raporlama yapılır.}

• ^{E-fatura uygulamasında faturalar, elektronik bir ortamda alıcıya aktarılır. Kâğıt çıktısı alınamaz. E-arşiv faturada hem elektronik ortamda gönderim yapılabilir hem de kâğıt fatura çıktısı alınabilir.}
• ^{Elektronik fatura zorunludur. E-arşiv serbest format kullanılır.}
• ^{Elektronik faturada Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi veya özel entegratör kullanılır. E- arşivde ise özel entegratör ya da kendi bilgi sistemi kullanılır.}

^{E-Arşiv Faturaya Geçiş Zorunlu mudur?}

^{Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tebliğine göre 1 Ocak 2020 tarihinden sonra e-fatura kullanıcılarının, e- arşiv sistemine de geçmesi zorunlu hale getirilmiştir. Bunun dışında e-arşiv ile ilgili zorunluluklar aşağıdaki gibidir.}

• ^{İnternet reklamcılığı yapanlar, hizmet için aracılık yapanlar, internet üzerinden hizmet ya da ürün satanlar.}
• ^{E-arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce, 1/3/2022 tarihinden itibaren düzenlenecek faturaların, vergiler dahil toplam tutarının 5 Bin TL’yi (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından Kanunun 232 nci maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen, işlemin gerçekleştiği yıla ait, fatura düzenleme zorunluluğuna ilişkin tutarı) aşması halinde söz konusu faturaların, “e-Arşiv Fatura” olarak düzenlenmesi zorunludur.}

^{E-Arşiv Uygulamasına Nasıl Geçilir?}

^{GİB Portal aracılığıyla}

^{Özel entegratör kurumlar aracılığıyla}

^{Kendi sisteminizi GİB’in sistemine entegre ederek e-arşiv sistemine geçebilirsiniz.}

^{E-Arşiv Fatura Hakkında Bilinmesi Gerekenler}

• ^{Elektronik faturayla birlikte e-arşiv fatura da kullanarak yalnızca e-Fatura kullanıcılarına değil, bütün müşterilerinize elektronik ortamda fatura kesebilirsiniz.}
• ^{Elektronik fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası kesebilirsiniz.}
• ^{E-arşiv faturanızı hazırladıktan sonra PDF formatında e-posta yoluyla iletmeniz mümkün.}
• ^{E-arşiv faturaya geçtikten sonra e-arşiv fatura yerine kâğıt fatura keserseniz Özel Usulsüzlük Cezası alırsınız. Yani matbu fatura kesemezsiniz.}
• ^{Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara göre e-arşiv kullanıcısı olmak için önce e-fatura kullanıcısı olmanız önkoşuldur.}

^{E-Arşiv Faturanın Avantajları Nelerdir?}

^{1- Elektronik arşiv, faturaların dijital ortamda raporlanmasını, ibraz edilmesini ve saklanmasına olanak tanır.}

^{2- Faturalarınıza elektronik ortamda erişim sağlarsınız. Faturalarınız kaybolmaz, geçmişe yönelik arama yapmanız gerektiğinde çok hızlı erişmeniz mümkün olur.}

^{3- E-arşiv fatura, üzerinde “irsaliye yerine geçer” ifadesi varsa, irsaliye yerine de geçer.}

^{4- Muhasebe ve finans departmanının iş yükünü hafifletir, süreçlerinizi hızlandırır, fatura işlemlerindeki hata oranlarını en aza indirirsiniz.}

^{5- E-arşiv sayesinde faturalarınız on yıl boyunca dijital ortamda saklanır. Bu sayede kâğıt, dosya ve arşiv alanı maliyetinden kurtulmuş olursunuz.}

^{6- ERP uygulamalarına entegre olabilirsiniz. Kurumsal Kaynak Planlama olan ERP, kurumların günlük rutinleri haline gelen muhasebe, satınalma, risk yönetimi, mevzuata uygunluk ve proje yönetimi gibi farklı süreçleri yönetebilmesine aracılık eden yazılım türüdür. Erp’nin açılımı; ”Enterprise Resource Planning” olan ERP, birbirinden farklı birçok veriyi bir arada tutarak saklayabilen bir veri tabanı olarak kullanılır.}

^{7-İş ve zaman tasarrufu sağlar, doğa dostudur. Dijital ortama aktarılan veriler ziyan olan pek çok kâğıdın önüne geçer. Kırtasiye masraflarını azaltır. Şirket bütçesinde katkı sağlar.}