^{E- Faturaya geçiş sürecinde sık sık karşılaşılan terimlerden biri de entegratördür. Entegratör kelime anlamı nedir öncelikle bunu bilmek yararlı olacaktır. Elektronik dönüşüm sürecinde e-belge geçişleri için firmaları entegre edilmesi anlamına gelir.}

^{Özel entegratör olarak bilinen bu kurumlar ise; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilirler. E-fatura, e-defter, e-arşiv, e-irsaliye gibi elektronik kayıtları mükellefler adına oluşturur ve işler hale gelmesine yardımcı olurlar.}

^{Elektronik kayıtlar özel entegratör aracılığıyla oluşturulabileceği gibi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu diğer iki seçenek olan entegrasyon ya da Gelir İdaresi Başkanlığı portalı aracılığıyla da oluşturulabilir. Fakat özel entegratörler ile çalışılmadığı takdirde bu durumun maddi avantajı olmasının yanında bazı dezavantajları da olur. Entegrasyon yönteminde bilgi işlem sistemi ve sunucu yönetimi ile veri arşivleme maliyeti, mevzuat ve teknik kılavuzlardaki güncelleme takibi ve bunların sisteme uygulanmasını mükellef kendisi yönetmek zorundadır. GIB portalının ise mükellefe sunduğu bir maliyet olmamasına rağmen, kullanılabilecek fonksiyonların sınırlı, arşivlemenin manuel, aylık yüklenebilecek e-Fatura adedinin 500 olması, ihracat fatura gibi bazı veri tipleri girişlerine destek verilmemesi gibi kısıtların olması sebebiyle yüksek sayıda fatura kesen firmaların kullanması için uygun değildir.}

^{Özel Entegratör Mükellef Adına Hangi İşlemleri Takip Eder?}

• ^{Özel entegratör elektronik kayıtları Gelir İdare Başkanlığının belirlediği ve yayınladığı tebligatlar doğrultusunda oluşturur, gönderir ve takip eder. Kısacası özel entegratör ile çalışırken güncellenen mevzuatlara dair takip izin adınıza yapılmış olur.}
• ^{Elektronik fatura, elektronik arşiv fatura ve elektronik irsaliye ‘de mükellefin mali mührüne gerek olmaksızın kendi mali mührü ya da yüksek hızda imzalama gücüne sahip HSM cihazına sahipse bu cihazla elektronik kayıtları imzalar. Bu durum geçiş sürecinin olması gerektiğinden çok daha hızlı gerçekleşmesini sağlar.}
• ^{Özel entegratör kendi bilişim ağı üzerinden sistemlerin 7/24 erişilebilir ve çalışıyor olmasını taahhüt eder. Oluşabilecek aksamalara anında müdahale eder.}
• ^{Mükellefe sunduğu web portalında elektronik kayıtlara ulaşabilmeyi sağlar. İş akışını hızlandırır.}
• ^{Bilgi işlem sistem maliyeti, sunucu ve veri tabanı maliyeti özel entegratör firmasına aittir.}
• ^{Mevzuat veya teknik kılavuzlarda bir güncelleme olduğunda bunu mükellef adına takip eder, bilgilendirmeyi yapar ve güncellemeleri sisteminde uygular}
• ^{Saklama hizmeti veren özel entegratörler taahhüt edilen sürede elektronik kayıtları saklar.}
• ^{Felaket Kurtarma Merkezi olan özel entegratörler mükellefin verisini yedekler, böylece felaket anında veri kaybı engellenmiş olur.}
• ^{Özel entegratörlerin sunduğu sistemlerle ERP uygulamaları otomatik veri alışverişi yapabilir.}

^{Bütün bunların yanı sıra özel entegratörlere aşağıdaki işlemler için sınırlama getirilmiştir.}

• ^{Özel entegratör mükellefin elektronik kayıtlarının (e-fatura, e-defter, e-irsaliye) içeriğini göremez.}
• ^{Özel entegratör mükellef adına Gelir İdaresi Başkanlığı’na E-Belge (e-fatura, e-defter, e-irsaliye) başvuru yapamaz.}
• ^{Gelir İdaresi Başkanlığının yetkilendirdiği alanın dışına çıkamaz.}

^{Yukarıda belirtilen üç madde ile mükelleflerin ticari ve özlük hakları korunmuş olur. Özel entegratör aracılığıyla sistemi kullanmaya başlamak e-fatura, e-arşiv fatura ve e-irsaliye ‘de özel entegratörle bir kereye mahsus olmak üzere mali mühür kullanarak aktivasyon formunun imzalanması; e-defterde ise Gelir İdaresi Başkanlığına yapılan online başvuruda ilgili entegratörün adının seçilmesi gerekmektedir.}

^{Yukarıda elektronik dönüşüm sürecinde özel entegratörlerden ve diğer kanallardan nasıl yararlanabileceği açıklanmıştır. Firmalar ihtiyaçları doğrultusunda seçimlerini gerçekleştirmekte ve yasal süre zarfında geçiş süreçlerini yönetmekte özgürdür. İsterlerse özel bir entegratör ile çalışıp başvuru, kurulum, uygulama ve takip sürecini bu kuruluşlar aracılığı ile yapabilirler. Özel entegratörler ile çalışmak geçiş süreçlerinde hata payını ortadan kaldırırken, kullanıcıların acemi oldukları başlangıç aşamasında da kolaylıklar sağlamaktadır. ​}

^{Yasal olarak aynı anda birden fazla özel entegratör ile elektronik fatura uygulamasına dahil olmak mümkündür. Fakat bu durumda her sistemde kendi VKN- TCKN’leri için birbirinden farklı gönderici birim-posta kutusu etiketleri ve fatura serileri kullanmak zorundadırlar. Bunun yanı sıra aynı anda birden fazla kanal aracılığı ile işlem yapmaya çalışmak olası değildir. Daha açıklayıcı anlatmak gerekirse e-fatura uygulaması aynı anda sadece bir yöntemle kullanılabilir. Mükellefin ilk özel entegratör VKN-TCKN ve etiket kaydı GİB sistemine gönderilip aktifleştikten bir süre sonra, GİB mükellefin GİB Portal hesabını kapatmaktadır. Aktifleşme sonrası GİB tarafından belirlenen bir süre daha GİB Portal hesabına erişilip eski zarf, fatura ve uygulama yanıtlarına ulaşılabilmektedir, ancak herhangi bir yeni gönderimi ya da alımı yapılamaz. Bu sebeple mükellefler özel entegratöre geçişin hemen öncesinde GİB Portal hesaplarında bulunan tüm fatura ve uygulama yanıtı zarflarını indirerek kendi sistemlerinde ya da özel entegratörlük sisteminde saklamalıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın özel entegratör geçişi sonrası portal erişim süresini sınırlama ya da tamamen kapatma seçeneği her zaman mevcuttur.}