Ülkemizde e-dönüşüm kapsamında gerçekleşen dijitalleşme sürecinde artık pek çok işlem online olarak yapılmaktadır. Hem kamu kurumlarının hem firmaların hem de bireysel kullanıcıların iş yükünü ciddi şekilde hafifleten dijital uygulamalar sayesinde çok ciddi kırtasiye malzemesi tasarrufu sağlanırken aynı zamanda iş gücünden ve harcanan fiziksel mesaiden de indirime gidilmiş olunmaktadır. İş hayatının yükünü hafifleten dijital uygulamaların başında e-fatura, e-arşiv, e-defter, e- irsaliye gibi elektronik çözümlerle muhasebe ve finans departmanlarının yüzünü güldüren dönüşüm uygulamaları hayatımıza girdi. Gelir İdaresi Başkanlığının yayınladığı tebligatlar ile kademeli olarak dönüştürülen sistemde ilk zorunlu geçişler firmaların büyüklük ölçeğine göre (ciro baz alınarak) yapılsa da gönüllü geçişlere de olanak sağlandı.
Gelir İdare Başkanlığı’nın 22 Ocak 2022 tarihinde yayımladığı yeni düzenleme kapsamında 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin 1 Temmuz 2022tarihine kadar e-faturaya geçişi, aynı firmaların 1 Ocak 2023 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçişleri zorunlu hale getirilmiştir. Gelir İdaresi Başkanlığı her sene yayınladığı tebliğler ile zorunlu olan grubu güncellemektedir. Bundan dolayı her sene güncellenen zorunlu mükellef grubu zorunlu olarak e-fatura ve e-arşiv kullanımına dahil olmaktadır. Bahsedilen zorunlu işletmelerim dışında kalan şirketler ise elektronik fatura sistemine kendi istekleri doğrultusunda geçiş yapakta özgürdürler.
Zorunlu olarak elektronik faturaya geçmesi gereken mükellef grubunun içinde yer alıyorsanız öncelikle yapmanız gereken ilk şey şirketinize ait Mali Mühür Sertifikası almak için başvuru yapmaktır. Mali Mühür Sertifikası, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın düzenlediği bir elektronik mühürdür. Bu mührü elde edebilmek için TÜBİTAK’a bağlı olan Kamu Sertifikasyon Merkezinin internet sitesi üzerinden başvurunuzu yapılır. TÜBİTAK ‘tan Mali Mühür Sertifikası almak için ücret ödemelisiniz. Ödemeniz gereken güncel tutar için ilgili web sayfasını inceleyebilirsiniz. Başvuru süreciniz bittikten sonra sertifikanızın 3ile 10 gün arasında elinize ulaşır. Mali Mühür Sertifikanızı aldıktan sonra Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin internet sitesinde bulunan online işlemler kısmından PİN işlemlerinizi tamamlayıp sonrasında aynı kısımdan işletmenin iletişim bilgilerini güncellemeniz istenecektir. Bunun sonrasında Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait internet sitesinden ‘’e-fatura canlı ortam başvuru formunu’’ doldurup e-fatura kullanmak istediğinizi beyan etmiş olursunuz ve böylece başvuru süreci tamamlanır. Başvurunuzu durumunu kontrol etmek için e-fatura portalı sorgulama ekranına girmeniz gerekir. Elektronik ortam üzerinden fatura gönderip almak için oluşturulan hesabı kullanma sürecinden önce aktif hale getirmek gereklidir. Bunun için, e-fatura başvuru rehberinde var olan bir programı bilgisayarınıza indirerek çalıştırmanız ve mali mührünüzü kullanmanız gerekir. Aktivasyon işlemi tamamlandıktan sonra e-fatura sisteminiz kullanılabilir durumdadır.
Tüm bu bilgilerin ışığında elektronik dönüşüm sayesinde güncellenen ve teknolojiye entegre olan firmalarda akılları karıştıran ‘’ e-fatura uygulamasına geçtikten sonra ne kadar süre kâğıt fatura kabul edilir? ‘’ sorusunun yanıtını vermek gerekir.
Başvuru ve onay süreçleri sonlanan firmalar artık elektronik ortamda fatura gönderme işlemi yapabilir durumda olacaklardır. E-Fatura mükellefi olan firmalar, zorunlu olarak elektronik faturaya geçtikten sonra artık kâğıt fatura kesemezler. E-arşiv fatura da bir elektronik fatura türüdür ve yapı olarak elektronik faturadan farklı değildir. Sadece alıcıları farklıdır. Elektronik fatura, e-fatura mükellefleri arasında karşılıklı alınır ve gönderilir. E-arşiv fatura ise, e-fatura mükellefi olmayan, diğer tüm bireysel veya kurumsal müşterilere faturanın elektronik ortamda gönderilmesi ve arşivlenmesi demektir. Elektronik fatura kullanan mükellefler e-arşiv faturaya geçmek zorundadır. Geçiş sürecinden sonra artık kâğıt fatura yerine bütün müşterilerine elektronik fatura kesmeleri zorunlu hale getirilmiştir.
Uygulama kapsamında firma kayıtlı kullanıcılar listesinde yayınlandıktan sonra 7 gün içerisinde kullanıma başlamak zorundadır. Bu süre zarfında e-Fatura kesilmesini gerektirecek herhangi bir işlemi olmadıysa ve elektronik fatura düzenlenmedi ise herhangi bir sorumlulukları bulunmaz. Yedi günden sonra kayıtlı kullanıcılar listesinde ismi bulunan tüm mükelleflere kesinlikle e-fatura düzenlenmesi gerekmektedir. Sadece e-fatura ve e-arşiv sistemine dahil olmayan mükelleflere kâğıt fatura kesilebilir.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-fatura, e-arşiv, e-defter, e-irsaliye gibi elektronik belge uygulamalarına, hangi mükelleflerin hangi zaman aralığında geçiş yapacağına dair açıklamalar zaman zaman güncellenmektedir. Yayınlanan tebligatlar ile mükelleflerin durumları ve sektörlere yönelik farklılıklar beyan edilmektedir. Zorunlu geçişlerden etkilenen firmaların ve bazı sektörleri kapsayan özel durumlara dair güncellemelerin hassasiyetle takip edilmesi gerekmektedir. Yayınlanan tebligatlarda mutlaka firmalara geçişte mağduriyet yaşamamaları için bir yeterli zaman aralığı tanınmaktadır. Ancak belirtilen tarihten önce elektronik belge uygulamasına geçiş yapmaları mecburidir, aksi halde uygulanacak ceza-i işlemlerin ödenmesi gerekir. Teknolojik gelişmelerin ticarete sağladığı ayrıcalıklardan en yüksek fayda ile yararlanmak ve gelişmeleri yakından izleyebilmek için tebligat güncellemelerini yakından takip etmek firmalar ticari kimlikler için doğru olacaktır.
