Elektronik dönüşüm uygulamaları kapsamında elektronik fatura geçişini gönüllük esasına göre ya da zorunlu olarak tamamlamış bütün firmalar Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait e-fatura portalında yayınlanır. Bu sayede müşterileriniz size, siz de müşterilerinize ulaşabilirsiniz. Elektronik faturaya geçiş yaptığınızda müşterilerinize bu durumu bildirmeniz gerekmez. Tedarikçileriniz e-fatura kullanıyorsa vergi numaranızdan sizin e-fatura kullanıcısı olup olmadığınızı sistemden görerek size e-fatura kesebilir. Tedarikçileriniz henüz elektronik sisteme entegre olmadıysa ve kâğıt fatura kullanıyorsa zaten size eski sisteme uygun kâğıt fatura kesip ileteceklerdir.
Elektronik dönüşüm uygulamaları kapsamında iş hayatına giren e-fatura, e-arşiv, e-defter, e-irsaliye kavramları tüm esasları ile Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde anlatılmaktadır. Tebliğ incelendiğinde; her iki tarafın da e-fatura mükellefi olduğu durumlarda e-fatura kesilmesinin zorunlu olduğu görülür. Fakat iki taraftan herhangi biri e-fatura uygulamasına henüz geçiş yapmamış ise e-arşiv faturası da kesilmesi gerekir. Tüm bunlardan da anlaşılacağı üzerine; e-fatura mükellefi e-arşiv faturası kesebilmesi için karşı tarafın e-fatura mükellefi olmaması gerekmektedir. E-fatura kesilmesi zorunlu olan durumda, e-arşiv e-faturanın yerine kesilemez. E-fatura mükellefine e-arşiv faturası düzenlendiği halde belirli adımlar izlenmeli ve mutlaka bir e-fatura kesilmelidir. Gereği dışında e-arşivi, e-fatura yerine kullanmanın ceza-i yaptırımı olduğu bilinmelidir.
E-fatura mükellefine e-arşiv faturası kesilmesi durumunda oluşacak durumdan da bahsetmek gerekir ise; elektronik fatura mükellefine e-arşiv faturası kesilirse bu e-arşiv faturasının geçerliliği olmaz. Böyle bir durumda faturayı kesen taraf e-arşiv faturasını iptal etmeli ve e-fatura düzenlemelidir. Bu e-faturanın düzenlenmesi için mal veya hizmetin tesliminden sonra yedi günlük yasal süre vardır. Bu süre dahilinde gerekli e-faturayı düzenlemeyen tarafa bir usule aykırı davrandığı için ceza kesilir. Herhangi bir yanlışlık sonucu düzenlenmiş e-arşiv veya matbu fatura kayda alındığı takdirde iptal edilemez. Bu durum yine bir cezai yaptırım doğurur. Bu tarz bir durumla alıcı konumunda karşılaşan e-fatura mükellefi, e-arşiv faturanın iptali ve yeni bir e-fatura düzenlenmesi talebinde bulunmalıdır. Elektronik fatura mükellefine e-arşiv faturası kestiğiniz durumda yedi günlük bir iptal şansınızı değerlendirememeniz fatura kayda alınır veya kdv beyannamesi’ne girdiği takdirde iptal edilemez. Bu durumda vergi usul kanunu gereğince cezalı duruma düşer.
Elektronik fatura mükellefine kesilen e-arşiv faturasını iptal etmek gerektiğinde, resmileşme tarihinden itibaren yedi gün içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın iptal ve itiraz portalı üzerinden ilgili kısımlar doldurulduğu takdirde hatalı işlemin iptali sağlanmış olur. İptal edilen e-arşiv faturası, iptal işleminden sonraki günün mesai bitimine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanmalıdır. Yedi gün olan iptal süresi aşıldığında alıcının satıcıya bir iade faturası kesmesi uygun olur. İade faturası satıcıya ulaştıktan sonra yeniden bir e-fatura düzenlenip alıcıya gönderilir.
Mali verilerinizi dijital ortama taşıyarak, yeni sisteme entegre ettiğiniz takdirde ticari hayatınız açısından uzun vadede elde edeceğiniz getiriler kesinlikle yüzünüzü güldürecek ve işletmenizin çıkarlarını destekleyecektir. Fakat yeni olan her oluşumda olduğu gibi e-dönüşüm kapsamındaki değişikliklerde de ilk zamanlar akıl karıştıran ya da hataya yol açan başarısız denemeler olması kaşınılmazdır. İmkanlar dahilinde özel entegratörlerden destek almak özellikle başlangıç aşamasında çok destekleyici olabilir. Bir diğer seçenek de sistem hakkında emin olunmayan her detay için mutlaka bilgi akışını güncellemektir. Gelir İdaresi Daire Başkanlığına ait internet sitesinden güncellenen tebligatlardan haberdar için düzenli takip etmek izlenmesi gereken yolların en başında gelmelidir. E-fatura mükellefi olmanızın ardında fatura keseceğiniz müşterilerinizin dijital sistemdeki durumunu yine Gelir İdaresi Başkanlığının sisteminden sorgulamanız mümkün kılınmıştır. Bu sistemin çok sık güncellendiğini ve her geçen gün eklenen firma sayısının arttığını bilmekte fayda var.
Elektronik Fatura Hakkında Bilinmesi Gerekenler Uyarılar
- Elektronik fatura sistemine gönüllü olarak ya da zorunlu şekilde dahil geçiş yaptıktan sonra sistemden çıkmanız mümkün değildir.
- Maliye tüm faturalarınızı anlık izler.
- 7 günden daha eski olan geçmişe yönelik fatura kesemezsiniz. Bu da işlemleriniz daha günü gününe ve hassasiyetle takip edilmesi anlamına gelir.
- E-faturaya dahil olan işletmelere, e-fatura kesmeniz gerekmektedir.
- Mali mühür satın almanız gerekmektedir.
- Özel entegratör ile e-faturaya geçiş yapmak isterseniz, bunun için bütçe ayırmanız gereklidir.
- Elektronik fatura sistemini muhasebe sisteminize entegre ederseniz, kesilen faturalar doğrudan muhasebecinize ulaşır. (Firmanıza ait muhasebe biriminiz yoksa)
